*Rodrigo Tognini, CEO e cofundador da Conta Simples
Os custos ocultos que podem atrapalhar o crescimento da sua empresa são mais comuns do que você imagina. É fácil pensar que o problema está nos gastos óbvios, como folha de pagamento ou aquisição de matéria-prima, mas e os custos que passam despercebidos no dia a dia, como softwares subutilizados, pagamentos pontuais ou benefícios que ninguém usa? Segundo o estudo “Panorama da Gestão de Despesas Corporativas no Brasil“, realizado pela Conta Simples em parceria com a Visa, essas áreas negligenciadas trazem riscos significativos para a saúde financeira das empresas.
A pesquisa, que ouviu 1.524 micro, pequenas e médias empresas em todo o Brasil, revela que nove em cada dez organizações reconhecem o impacto direto da gestão de custos na saúde financeira do negócio. No entanto, um grande número de empresas ainda deixa de gerenciar despesas comuns, como aluguel de veículos (9%), serviços de cibersegurança (14%) e treinamentos (21%). Isso acontece porque muitos empresários enxergam o controle das finanças como algo puramente operacional, quando, na verdade, é uma ferramenta estratégica poderosa.
É preocupante saber que 100% dos respondentes não souberam definir corretamente o conceito de “gestão de despesas”. Isso reflete uma visão limitada, que reduz o tema a palavras como “controle” ou “organização”. Mas a gestão de despesas é muito mais do que isso: é um processo contínuo que envolve planejar, analisar e otimizar cada centavo gasto e em real time. Sem um controle eficiente, as empresas ficam vulneráveis a desperdícios que poderiam ser convertidos em investimento em inovação, marketing ou crescimento.
A gestão de despesas não é apenas sobre economizar, mas sobre investir de forma inteligente. É integrar todas as informações financeiras, eliminar ineficiências e criar um ambiente propício para a prosperidade. Soluções como a Conta Simples, por exemplo, já ajudam a reduzir significativamente o tempo despendido gasto com tarefas manuais, como conciliação de despesas e categorização de gastos. Em 2024, o tempo economizado pelos times financeiros ao utilizar a nossa plataforma para gerir suas despesas foi estimado em mais de 369 mil horas anuais, o que corresponde a, aproximadamente, 180 dias úteis de trabalho e um impacto de R$38 milhões anuais de economia.
Dois exemplos de clientes nossos mostram como a administração das finanças realizada eficientemente transforma empresas. A Turbi, plataforma digital de locação de veículos, reduziu o tempo de prestação de contas de duas horas para cinco minutos semanais. Já a Copastur, do setor de turismo, economizou 70% do tempo dedicado a processos financeiros ao organizar gastos por cartões de viagem, aumentando produtividade e segurança.
Além do tempo, o estudo destaca a importância de práticas como negociação com fornecedores e planejamento financeiro. Essas ações são cruciais para obter melhores condições de pagamento e evitar surpresas no fluxo de caixa. Porém, o maior inimigo ainda é o custo oculto do tempo mal utilizado. Quando empresários e gestores se veem obrigados a gastar horas preciosas com tarefas burocráticas, deixam de lado o que realmente importa: pensar estrategicamente.
A chave está em reverter esse cenário por meio de ferramentas que automatizam processos e oferecem maior visibilidade sobre os gastos. É preciso transformar a gestão de despesas em uma aliada, capaz de impulsionar resultados e liberar o potencial de crescimento das empresas. Afinal, cada centavo economizado em ineficiências é um centavo a mais para investir no que realmente importa. E, no jogo empresarial, essa pode ser a diferença entre sobreviver e prosperar
*Rodrigo Tognini é CEO e cofundador da Conta Simples, principal plataforma de gestão de despesas e cartões corporativos para empresas e startups no Brasil.
